中山博爱基金会会计档案管理办法         2026年06月12日15:30

第一章 总 则

第一条 为加强本会会计档案管理, 保证会计档案的安全、完整，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》的相关规定，结合基金会工作实际，制定本办法。

第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿（含备查账簿）、银行对账单和财务报告等会计核算资料，是记录和反映单位经济业务的重要原始资料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；

（三）财务报告类：月度、年度财务报告，包括会计报表、财务情况说明、年度财务报告等；

（四）审计报告类：年度审计报告、重大项目专项审计报告、换届审计报告、离任审计报告；

（五）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案保管清册、会计档案移交清册及其他应当保存的会计核算专业资料等。

第二章 会计档案的归档和保管

第三条 会计档案的具体管理工作由本会财务部门负责，每年形成的会计档案及时整理归档、装订成册，编制会计档案管理清单，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第四条 会计档案由本会财务部门指定专门人员在专门地点负责保管，出纳人员不得兼管会计档案。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

第五条 会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

第六条 机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第三章 会计档案的借阅使用

第七条 本会财务部门应建立会计档案清册和借阅登记清册。

第八条 借阅会计档案人员经本会秘书长批准后办理借阅手续。

第九条 借阅会计档案人员不得在案卷中涂改，不得拆散原卷册，不得抽换档案内页。

第十条 借阅会计档案人员不得将会计档案携带外出，特殊情况需携带外出的，须经本会秘书长批准。

第十一条 复印会计档案须经财务负责人批准。

第四章 各种会计档案保管期限

第十二条 各种会计档案保管期限如下：

（一）会计凭证保存 30 年；

（二）会计账簿保存 30 年；

（三）财务会计报告保存 10 年，其中年度财务报告永久保存；

（四）其它会计资料：银行存款余额调节表 10 年，银行对账单 10 年，纳税申报表 10 年，会计档案移交清册 30 年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书永久保存。

第五章 会计档案的销毁

第十三条 会计档案保管期满，需销毁时由本会财务部门提出销毁清单、编制会计档案销毁清册，报经理事长批准后方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由财务部门保管至结清债权、债务时为止。

第十四条 按规定销毁会计档案时，应由秘书处和财务部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告秘书长。

第六章 附 则

第十五条 本办法自2025年12月31日一届二十一次理事会通过之日起施行。

第十六条 本办法解释权归中山博爱基金会秘书处。