中山博愛基金會會計檔案管理辦法         2026年06月12日15:30

第一章 總 則

第一條 為加強本會會計檔案管理, 保証會計檔案的安全、完整，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》的相關規定，結合基金會工作實際，制定本辦法。

第二條 會計檔案是指會計憑証、會計賬簿（含備查賬簿）、銀行對賬單和財務報告等會計核算資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要原始資料和証據。具體包括：

（一）會計憑証類：原始憑証、記賬憑証、其他會計憑証﹔

（二）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿﹔

（三）財務報告類：月度、年度財務報告，包括會計報表、財務情況說明、年度財務報告等﹔

（四）審計報告類：年度審計報告、重大項目專項審計報告、換屆審計報告、離任審計報告﹔

（五）其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案保管清冊、會計檔案移交清冊及其他應當保存的會計核算專業資料等。

第二章 會計檔案的歸檔和保管

第三條 會計檔案的具體管理工作由本會財務部門負責，每年形成的會計檔案及時整理歸檔、裝訂成冊，編制會計檔案管理清單，保証會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

第四條 會計檔案由本會財務部門指定專門人員在專門地點負責保管，出納人員不得兼管會計檔案。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

第五條 會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。

第六條 機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

第三章 會計檔案的借閱使用

第七條 本會財務部門應建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

第八條 借閱會計檔案人員經本會秘書長批准后辦理借閱手續。

第九條 借閱會計檔案人員不得在案卷中涂改，不得拆散原卷冊，不得抽換檔案內頁。

第十條 借閱會計檔案人員不得將會計檔案攜帶外出，特殊情況需攜帶外出的，須經本會秘書長批准。

第十一條 復印會計檔案須經財務負責人批准。

第四章 各種會計檔案保管期限

第十二條 各種會計檔案保管期限如下：

（一）會計憑証保存 30 年﹔

（二）會計賬簿保存 30 年﹔

（三）財務會計報告保存 10 年，其中年度財務報告永久保存﹔

（四）其它會計資料：銀行存款余額調節表 10 年，銀行對賬單 10 年，納稅申報表 10 年，會計檔案移交清冊 30 年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保存。

第五章 會計檔案的銷毀

第十三條 會計檔案保管期滿，需銷毀時由本會財務部門提出銷毀清單、編制會計檔案銷毀清冊，報經理事長批准后方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑証，應單獨抽出，另行立卷，由財務部門保管至結清債權、債務時為止。

第十四條 按規定銷毀會計檔案時，應由秘書處和財務部門共同派人監銷，監銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后在銷毀清冊上簽名蓋章，並將監銷情況以書面形式報告秘書長。

第六章 附 則

第十五條 本辦法自2025年12月31日一屆二十一次理事會通過之日起施行。

第十六條 本辦法解釋權歸中山博愛基金會秘書處。