中山博愛基金會檔案管理辦法（試行）         2026年06月12日15:22

為了加強對本會檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國慈善法》和《基金會管理條例》等，結合我會實際，制定本辦法。

第一條 本會秘書處負責檔案管理工作,其主要職責如下：組織制定或參與制定檔案立卷、建檔和歸檔工作的相關規章制度﹔認真做好基金會各類文書檔案的收集、整理、保管和利用工作﹔指導和監督本會其他部門各類文件、材料的立卷歸檔工作﹔負責做好永久性檔案保存或向有關檔案機構的移交工作﹔努力提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

第二條 立檔單位應將每年工作中形成的、具有保存價值的全部文件材料收集齊全，按歸檔要求歸檔，集中管理，並按時向秘書處移交。任何單位或個人不得私自保存應歸檔的文件材料，也不得以任何理由拒絕歸檔。

第三條 保密檔案的管理和利用，必須按照國家有關保密的法律和行政法規的規定辦理。

第四條 立檔范圍：

（一）中共中央統戰部、民革中央和民政部關於本會設立或發展的公文、領導批示或電話記錄等。

（二）《社會組織登記檔案管理辦法》中明確的基金會登記文件材料，包括設立、設立分支機構，變更名稱、法定代表人、業務主管單位、類型、住所、原始基金數額、公益活動的業務范圍等登記文件材料﹔基金會備案文件材料，基金會章程修訂及其核准文件材料，基金會年檢文件材料等，行政處罰文件材料等。

（三）本會對外的正式發文和與相關機構來往的公文。

（四）規范性文件：包括上級頒發、需要本會執行的，或由本會制發的各種正式文件、規章制度等。

（五）本會章程，理事會形成的文件、決議及重要材料。

（六）本會的各種工作計劃、總結、報告、領導批示、會議紀要、工作簡報、新聞稿件、項目資料、影音圖片等。

（七）本會與有關單位、部門簽訂的各類合同、協議書等文件材料。

（八）証件性文書資料：包括法人登記証、法人代碼証、稅務登記証、銀行開戶許可証、社會保險登記証、以及本會獲得的各類榮譽牌匾、錦旗、証書、達標証書和証明等。

（九）財務、會計及其管理方面的文件材料（此類文檔由財務部門負責）。

（十）員工勞動合同、勞動工資、人事、法律事務管理等方面的文件材料。

（十一）本會固定資產、設備儀器登記、保管方面的文件材料。

（十二）本會黨建、紀檢工作的重要公文、請示、領導批示、總結等。

第六條 本會檔案由秘書處定期匯總，並提出分卷和確定保存長久、長期和短期的意見，報秘書長審批同意后方可歸檔保存。

第七條 本會內設部門可根據工作需要查閱檔案，但查閱涉密檔案或復制、公開檔案需經秘書長審批后方可利用。非基金會工作人員查閱或復制檔案需經秘書長審批后方可利用。檔案利用需遵循相關借閱要求，利用完及時歸還。

第八條 本辦法自2020年1月9日一屆九次理事會通過之日起施行。

第九條 本辦法解釋權歸中山博愛基金會秘書處。